Cómo conectar inteligencia artificial con tu CRM y tu ERP

Una herramienta de inteligencia artificial desconectada es un juguete caro. Sabe hablar, no sabe nada de tu negocio. La diferencia entre eso y algo útil está en la conexión con los sistemas donde ya vive la información: el CRM, el ERP, la tienda en línea, el inventario.

Leer antes que escribir

El primer paso es dar acceso de lectura. Que el modelo pueda consultar el saldo de un cliente, el estado de un pedido, el stock de un producto o el historial de compras. Con solo eso ya se resuelven la mayoría de las preguntas que hoy interrumpen a alguien del equipo.

La escritura viene después y con más cuidado: crear una oportunidad, actualizar una etapa, generar un borrador de cotización. Cada acción que modifica datos necesita su propia autorización y su propio registro de quién la disparó.

Las tres formas de conectar

Por interfaz de programación. La ruta limpia. Odoo, la mayoría de los CRM y las plataformas de comercio electrónico exponen una API. Se define un usuario técnico con permisos acotados y el agente entra por ahí. Es lo que recomendamos siempre que existe la opción.

Por base de datos. Útil para consultas pesadas de análisis, pero peligroso para escribir: te saltas las reglas de negocio del sistema. Solo lectura, y en réplica cuando se puede.

Por automatización intermedia. Herramientas de flujos que ya hablan con muchos sistemas. Sirven para arrancar rápido y validar la idea. Cuando el volumen crece, casi siempre conviene mover lo crítico a una integración propia.

Los permisos son el diseño

El error más común es darle al agente un usuario administrador porque es más rápido. Ese usuario puede borrar, puede modificar precios, puede ver la nómina.

Lo correcto es crear un usuario propio para el agente, con permisos mínimos, y que cada acción quede registrada a su nombre. Cuando algo salga raro, y va a salir, vas a querer saber exactamente qué tocó y cuándo.

Qué dato le das y qué dato no

Si vas a usar un modelo de un proveedor externo, define desde el principio qué información puede salir de tu infraestructura. Datos personales de clientes, información de nómina, márgenes por producto, contratos: cada uno merece una decisión explícita, no que se resuelva sola porque nadie preguntó.

En varios casos la respuesta es no mandar el dato crudo, sino un resumen. Para responder cuánto debe un cliente no hace falta enviar su expediente completo.

Empieza por la pregunta más repetida

Una forma práctica de arrancar: siéntate una semana a anotar qué le preguntan más a la persona que conoce el sistema. Casi siempre son cinco o seis preguntas que se repiten todo el día. Esas son las que hay que conectar primero.

Resolverlas libera a esa persona y le demuestra al resto de la empresa que la herramienta sirve, que es lo que vuelve viable el siguiente paso.

Sobre los datos que no están en ningún sistema

Buena parte del conocimiento de una empresa vive en documentos, correos y en la cabeza de la gente. Esa información también se puede poner a disposición del modelo, indexándola para que la consulte al responder.

Es un proyecto aparte y vale la pena hacerlo bien: si indexas documentos desactualizados, vas a obtener respuestas seguras y equivocadas.

En Lava integramos inteligencia artificial sobre sistemas que ya están operando, sin reemplazarlos. Si quieres revisar qué se puede conectar en tu empresa, escríbenos.